Kontoris töötades on oluline teada, kuidas Microsoft Outlookis meilisõnumeid meelde tuletada. Te ei soovi kunagi saata piinlikke vigu täis meilisõnumeid, eriti oma eakatele. See võib muuta teid ebapädevaks ja panna teie juhi isegi küsima, miks ta teid tööle võttis.
Isegi eakad inimesed ei taha kunagi oma mainet rikkuda, kui soovimatult valele sõnumile vajutada „Saada“ või „Vasta kõigile“. Naeratuse ja häbi talumine on see, mida keegi kunagi ei taha läbi elada.
Õnneks pakuvad paljud e-posti kliendid / e-teenused funktsiooni e-kirjade tagasikutsumiseks. Jah, isegi pärast meili saatmist.
MS Outlook for Windows on üks sellistest väärtuslikest funktsioonidest koosnev e-posti klient. Nii saate seda funktsiooni kasutada nii näo kui ka töö salvestamiseks.
Samm-sammuline juhend e-kirjade tagasikutsumiseks Outlookis
E-kirjade meeldetuletamine Outlookis on üsna lihtne.
Järgige neid samme ja näete kuidas meilisõnumeid Outlookis meelde tuletada:
- Otsige üles sõnum, mille soovite meelde tuletada, avades kausta Saadetud. Kuna tegemist on hiljuti saadetud meiliga, on see loendi ülaosas.
- Topeltklõpsake e-posti aadressi ja see avaneb.
- Veenduge, et olete vahekaardil Sõnum (kontrollige akna ülaosa).
- Nüüd leidke rippmenüü sildiga „Toimingud”. Leiate selle tegumiriba meilisuvandite, „Reeglid” ja „Teisalda” kõrval.
- Nüüd sõnumi meenutamiseks klõpsake nuppu Toimingud. Seejärel klõpsake käsku Sõnumi tagasikutsumine.
Pange tähele, et need suvandid on saadaval ainult siis, kui teil on Exchange'i konto. Teatud organisatsioonides võivad administraatorid valikud tegelikult blokeerida.
Toimingu lõpetamiseks toimige järgmiselt.
- Teile kuvatakse tagasikutsumise aken.
- Siin on kaks võimalust: kustutada oma e-kirja lugemata koopiad või asendada see sobivama sõnumiga.
- Funktsioon pakub valiku, mis annab teada üksikute adressaatide e-posti edukast või ebaõnnestunud tagasikutsumisest. Enne kui klõpsate nuppu OK, valige oma eelistused.
Kui teie valik oli sõnumi kustutamine, on protsess lõpule viidud ja olete ennast potentsiaalselt piinlikust olukorrast edukalt päästnud.
Kui teie valik pidi sõnumit asendama, toimige järgmiselt.
- Pärast asendussõnumi valimist saate uue kirja koostamiseks uue ekraani.
- Kui olete valmis, valige käsk Saada ja tagasikutsumisprotsess algab.
Pidage meeles, et teie vana e-posti aadress ei kao lihtsalt tagasikutsesõnumi saatmisega.
Niisiis, mida tuleks teha, et vana sõnum kaoks? Noh, saajad peaksid enne teie e-kirja avamist avama teie tagasikutsumissõnumi. Alles siis kaob vale meil. Nii juhtub, kui meenutate e-kirju asendussõnumi saatmisega.
Väike näpunäide, et panna saajad kõigepealt teie tagasikutsesõnumi avama, on teie tagasikutsumissõnumi pealkirjastamine "KIIRE". See peaks motiveerima saajaid seda võimalikult kiiresti avama.
Miks e-posti teel tagasikutsumine alati ei toimi?
Kahjuks ei pruugi e-posti tagasikutsumisprotsess korralikult töötada.
Arvestades praegu ülikiiret Interneti-kiirust, satub ekslikult saadetud meil kellegi postkasti mõne sekundi jooksul. Kui saaja istub laua taga avatud e-posti kliendiga, näeb ta seda tõenäoliselt ja avab kiiremini, kui te seda meenutada oskate.
Ja see pole ainus probleem
Asja võivad komplitseerida veel mitmed tegurid, sealhulgas:
- Avatud e-posti aadressi ei saa tagasi kutsuda. Saaja saab siiski teie tagasikutsumise e-kirja, andes talle teada, et te ei kavatse valet meili saata.
- Adressaadil võivad olla konkreetsed filtrid, mis suunavad vastuvõetud kirjad marsruutimiseks teistesse kaustadesse peale postkasti kausta. See muudab tagasikutsumise võimatuks, kuna see töötab ainult siis, kui meil on saaja postkastis.
- Avalikesse kaustadesse saadetud e-kirjadel on suurem risk, et kõik neid näevad, ja väiksem võimalus tagasi kutsuda. See ei vaja seda, et kõik näeksid e-posti aadressi, et seda oleks võimatu meelde tuletada. Ainult üks saaja, kes märgistab selle loetuks, muudab selle meeldejätmise võimatuks.
- See Outlooki tagasikutsumise funktsioon ei tööta teistele e-posti klientidele, näiteks Gmailile, saadetud meilidega. See töötab ainult Outlooki kaudu saadetud meilide puhul. Seetõttu soovite tõenäoliselt Outlooki suhtlust ohutuks piirata.
- Funktsionaalsus on Outlooki erinevate versioonidega töötamisel problemaatiline. Seda juhul, kui kasutate Outlooki mobiilseadmetes Exchange ActiveSynci seadetega. Ja see muutub veelgi hullemaks, kui teie mobiiltelefon on võrguühenduseta.
- Kui teie arvutis on jõudlusprobleeme, on see aeglane. Teie arvuti ei pruugi mõnda aega reageerida, mistõttu on e-kirja kiire meelde tuletamine keeruline. Seega peaksite oma arvutit maksimaalse jõudluse jaoks häälestama, kasutades sellist kasulikku tööriista nagu Auslogics BoostSpeed.
Neid väljakutseid arvestades ei tundu väärtuslik omadus siiski nii kasulik.
Mis siis, kui e-posti teel tagasikutsumine ei toimi? Kas on veel midagi, mis aitaks?
Teil on kindlasti veel üks võimalus: kirjutage siiras vabandus. Teise poole inimesed mõistavad tõenäolisemalt teie kitsikust ja ei solvu.
Veelgi parem, võite võtta selliseid ettevaatusabinõusid, et sellist stsenaariumi tulevikus vältida.
Parim ettevaatusabinõu on meie e-kirjade enne nende saatmist uuesti kontrollimine. Ärge kunagi kiirustage isegi kiireloomuliste sõnumite saatmisega. Lugege neid kaks korda või kolm korda üle.
Ja kui tunnete, et vajate veelgi täiskindlamat ettevaatusabinõu, saate oma e-kirjad saatmisega viivitada. Nende sätete rakendamiseks toimige järgmiselt.
- Avage Fail.
- Valige Halda reegleid ja märguandeid.
- Valige Uus reegel.
- Jätke tingimused vahele ja alustage tühjast reeglist. See tagab, et kajastate kõiki e-kirju.
- Nüüd valige Edasta tarnimine minutite arvuga.
Kui teie meilid viivitavad mõne minuti võrra, on teil piisavalt aega nende saatmine uuesti läbi mõelda. Ja tõenäoliselt annab see teile piisavalt aega oma saadetud andmete meenutamiseks.
Nüüd teate, kuidas oma e-kirju meelde tuletada ja mida teha, et olukorda tulevikus vältida.
