Outlook on Microsoft Exchange Serveri kasutajate peamine e-posti liides. See on sünkroonitud serveriga, et kiiresti ja käepäraselt e-kirju tuua ja saata. Pole tähtis, kas teie e-posti klient on Outlook.com, Hotmail või isegi mõni kolmas osapool nagu Gmail, saate hõlpsalt oma konto seadistada ja kõiki neid töömeile saata.
Kuna need on teie e-posti aadressid, soovite loomulikult võimalust neid igal ajal avada. Võite sõltuda sellest, kas Outlook kuvab mis tahes vajaliku e-posti, olenemata sellest, mitu kuud on selle kirjutamisest möödas. Või saate? Nagu selgub, pole asjad nii lihtsad. Outlook ei kuva vaikimisi kõike: enamik teie e-kirjadest jäävad Microsoft Exchange Serverisse, samas kui ainult osa on teile Outlookis saadaval.
Kui kasutate rakendust Outlook 2019, 2016, 2013 või Outlook for Office 365, ei saa te oma vanematele meilidele kiiret juurdepääsu ilma postkasti seadeid muutmata. Kuigi teie e-posti aadressi hoitakse soovi korral igavesti serveris, võite eeldada ka kohaliku koopia olemasolu mugavust. Kuid nagu Outlook on seadistatud, laadib see kuni 12 kuud teie meilid teie kohalikule kettale alla. Kui peate lugema sellest kuupäevast vanemaid e-kirju, peate võtma asjakohased meetmed, et sundida Outlooki neid serverist alla laadima.
Miks on Outlookil e-posti allalaadimise limiit?
Võiksite mõelda, miks olukord selline on. Selle põhjuseks on asjaolu, et Microsoft Office teeb mõned intelligentsed seaded, kui see on teie süsteemi installitud. See kontrollib kogu teie riistvara ja teeb vajalikud kohandused, et programm saaks süsteemis optimaalselt töötada. Seoses Outlooki ja ettevõtte meilidega kasutatakse allalaadimisparameetrite määramiseks teie riistvaral teostatavaid kontrolle.
Selgelt üritab see aidata, kuid programm võib muutuda häirivaks. Pärast kõvakettalt kontrollimist, kui palju ruumi on jäänud, kohandab see automaatselt ajapiiri, mis määrab, kui palju teie e-kirju kohapeal säilitatakse. Mida rohkem kettaruumi on saadaval, seda rohkem kuid laaditakse alla kirju. Arvutamine toimub järgmise valemi järgi:
- Kui kettaruumi maht on kuni 64 gigabaiti, laaditakse teie arvutisse automaatselt kuni 12 kuud e-kirju.
- Kui vaba kettaruum asub kuskil 32–64 gigabaiti (kumbagi numbrit arvestamata), laaditakse teie arvutisse automaatselt kolm kuud e-kirju.
- Kui kettal on vaba ruumi vähem kui 32 gigabaiti, hoitakse teie arvuti kohalikus salvestusruumis ainult kuu aja väärtuses e-kirju.
Võiksite mõelda, millega see rahmeldamine käib ja miks ei saanud seadeks seada lihtsalt „alla laadida kõik meilid” või midagi muud sarnast. Tegelikult võivad vastupidiselt levinud arvamusele e-kirjad võtta palju salvestusruumi. Need, kes juhivad hõivatud e-posti teel koormatud elu, leiavad sageli, et nii saadetud kui ka vastuvõetud kirjad on hõivanud tohutu hulga ruumi. Kui te ei jälgi oma kettakasutust, võite ärgata ja leida, et teie kirjavahetus on kogu teie ruumi neelanud.
Seda teab ka Microsoft. Seetõttu on Office loodud automaatselt kohandama salvestusparameetreid, näiteks Outlooki kohaliku e-posti vaikemälu piirangut. Tavaliselt on see okei; on tõenäoline, et teil pole möödunud aastate e-kirjade jaoks suurt vajadust. Pealegi saate hoolimata seadistusest ikkagi kohaliku juurdepääsu oma ülesannetele, kalendrikohtumistele ja kontaktidele.
Pidage meeles, et selle sätte efektiivsus sõltub teie kasutatava e-posti kliendi tüübist. Kui kasutate mõnda Microsofti koduteenuste pakkujat (nt Hotmail, Outlook või 0365), mõjutab see seade seda, kui palju e-kirju on kohapeal saadaval. Sama põhimõte kehtib enamiku populaarsete äriettevõtete e-posti teenuste kohta. Kui aga juhtute kasutama sellist avalikku teenusepakkujat nagu Gmail, Yandex või Yahoo, pole teil seda muret, kuna seade ei avalda mingit mõju. Kõigil teie Microsoft Exchange Serveri meilidel on kohalik koopia teie arvuti sisemällu.
Kuidas panna Outlook kõiki e-kirju serverist alla laadima
Siinne server viitab loomulikult Microsoft Exchange Serverile. Kui mõned ettevõtted ostavad Exchange Serveri majutamiseks litsentsi ruumides, pöörduvad teised kolmanda osapoole Exchange-as-a-Service serveri pakkuja poole. Samuti on kasvamas Microsofti enda hostitud teenuse pilveversiooni Exchange Online populaarsus.
Sõltumata kasutatavast Exchange'i režiimist jääb selle põhifunktsioon samaks: sõnumiedastusagent, mis saadab e-kirju arvutite vahel. Sõnumeid loetakse mõlemast otsast e-posti kliendi, antud juhul Outlooki abil.
Sisuliselt salvestatakse Exchange'i abil kõik teie kunagi saadetud ja vastuvõetud meilid püsivalt Exchange Serverisse. Muidugi kehtivad teie meilide igaveseks säilitamiseks sellised asjad nagu üksikute kontode pilvemahu piirangud ja konto pidev kasutamine. Asi on selles, et tavaolukorras näete endiselt oma e-kirju, sealhulgas tõesti vanu, isegi kui neid pole teie arvutisse salvestatud.
Niisiis, mida saate teha alla laadida kõik meilid serverist Outlooki? Kui soovite kõiki oma e-kirju Outlookis vaadata, on kaks võimalust.
1. meetod: kasutage Outlooki linki „Veel”
Outlook for Office pakub lihtsat viisi kaustas kuvatavate meilide arvu suurendamiseks. Eeldades, et olete kontot pikka aega hoidnud või teil on pikk e-posti ajalugu, kuvab rakendus tavaliselt ainult kõige uuemad meilid. Aga saab küll sundige Outlooki kõiki IMAP-e-kirju alla laadima - või neid vähemalt kuvada.
Kui olete Outlooki kaustas nagu Postkast või Saadetud ja kerite alla, jõuate varsti kuvatud meilide lõppu. Seal näete teadet, mis teavitab teid, et võite rohkemate sõnumite vaatamiseks klõpsata lingil:
Serveris on selles kaustas veel üksusi
Klõpsake siin, et vaadata rohkem e-kirju Microsoft Exchange'is
Kui klõpsate lingil „Klõpsake siin, et vaadata rohkem kirju Microsoft Exchange'is”, laadib Outlook ülejäänud selle kausta meilid arvutisse. See töötab ainult siis, kui teil on Interneti-ühendus. Lisaks laaditakse alla ainult konkreetse kausta meilid. Seega, kui olete kaustas Saadetud, saate ainult kõik e-kirjad, mille olete kunagi saatnud.
See põhimõte kehtib, kui teete postkastiotsingu. Kui sisestate otsingupäringu, kuvatakse tulemused ja kui otsinguterminile vastavaid e-kirju on palju, võite tulemuste lehe allosas näha järgmist:
Kuvatakse hiljutised tulemused ...
Veel
Klõpsates lingil Rohkem, laaditakse alla ülejäänud otsingupäringule vastavad meilid.
Kui soovite silmapilgul näha kõiki oma e-kirju kindlas kaustas, saate oma kontole Outlooki veebirakenduse kaudu sisse logida. See viib teid oma konto Microsoft Exchange Serveri liidesesse ja näete kõike seal salvestatud.
2. meetod: muutke Outlooki sätet „Mail võrguühenduseta hoidmiseks”
See on seade, mis määrab, mitu kuud e-kirju Outlook teie arvutis hoiab. Pidage meeles, et see töötab ainult Microsofti e-posti kliendi või tunnustatud ettevõtte e-posti teenuse pakkuja kasutamisel. Saate laiendada säilitatud kirjade arvu või seda isegi vähendada. Võite ka öelda, et Outlook salvestaks kõik teie meilid kohapeal.
Microsofti sõnul:
Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 ja Outlook Office 365 jaoks pakuvad suvandeid 1, 3, 6, 12 või 24 kuud või Kõik. Outlook 2019, Outlook 2016 ja Outlook Office 365 jaoks pakuvad lisavõimalusi 3 päeva, 1 nädal ja 2 nädalat.
Ilma pikema jututa peate tegema järgmist.
- Käivitage Outlooki rakendus.
- Minge vahekaardile Fail.
- Valige rippmenüü Konto sätted.
- Kui suvand on laiendatud, valige Konto sätted.
- Valige aknas Konto sätted vahekaart E-post.
- Kui teil on Outlookis mitu kontot, kuvatakse need siin. Valige üks, mille seadeid soovite kohandada, ja seejärel klõpsake nuppu Muuda.
- Kuvatakse dialoog Muuda kontot. Veenduge, et märkeruut Kasuta vahemälurežiimi oleks märgitud.
- Liigutage liugur „Mail võrguühenduseta hoidmiseks” soovitud aastate, kuude, päevade või nädalate arvule. (Kui liugur on hall, võib teie administraator blokeerida teid sätte muutmisel.)
- Klõpsake nuppu Edasi.
- Ilmub hüpikaken, mis palub teil konfiguratsiooni muutmist kinnitada. Klõpsake nuppu OK.
- Klõpsake nuppu Lõpeta ja taaskäivitage Outlook.
Peaksite varsti nägema Outlooki allservas teadet, et teate „Teie kaustad on ajakohased”. See kuvatakse alles pärast seda, kui Outlook on kõik teie sõnumid Microsoft Exchange Serverist alla laadinud.
Valige valik Kõik ainult siis, kui ruumi on piisavalt. Teie seaded peaksid vastama kettal oleva ruumi suurusele. Kui valite võimaluse alla laadida kõik meilid piiratud kettaga kettale, on probleemid vältimatud. Suurema ruumi vabastamiseks soovitame kõigepealt kõik soovimatud üksused oma salvestusruumist kustutada.
Loomulikult võib teil olla raske otsustada, mida oma salvestusruumist eemaldada, nii et oleme siin, et teid aidata. Kas teadsite, et peale teie süsteemi ilmsete failide on ka rämpsfaile, millel pole mingit eesmärki peale teie salvestusmahu suurendamise? Muidugi tahaksite neist lahti saada, kuid probleem võib olla nende leidmine.
Selle probleemi lahendamiseks soovitame teil alla laadida Auslogics BoostSpeed. See tarkvara on mõeldud igasuguse arvuti rämpsposti pühkimiseks, näiteks mittevajalikud süsteemi- ja kasutaja ajutised failid, veebibrauseri vahemälu, kasutamata tõrke logid, järelejäänud Windows Update'i failid, mittevajalikud Microsoft Office'i vahemälud ja palju muud. Pärast skannimist märkate, et täiendav gigabaiti kettaruumi on tagasi nõutud. Boonusena leiab ja eemaldab BoostSpeed kõik süsteemi aeglustumise põhjused, tagades, et teie arvuti töötab paremini ja stabiilsemalt kui varem.
